REFERAT FRA STYREMØTE ROUGHNECKS

OILERSGARASJEN 02.05.17 KL 1900-21:30

TILSTEDE: STIG, TONE, ØYVIND, KJETIL, SINDRE, MONICA, GEIR, ESPEN

FORFALL: MARIANNE

SAK 1 Konstituering av Roughnecks styret

Årsmøtet med valg av styremedlemmer og varamedlemmer er unnagjort. Roughnecks førsta sak er å konstituere styrets sammensetning. Styret er nå satt sammen slik:

VERV NAVN
Leder Øyvind Midtbø
Nest leder Geir Svendsrud
Kasserer Sindre Andrè Ånderå
Junior Roughnecks leder Tone H. Lie
Medlemskoordinator Stig Losvik
Styremedlem Kjetil Erikstad
Styremedlem Monica Trailermyggen Bærheim
Varamedlem Espen H. Øgård
Varamedlem Marianne Olsson

SAK 2 Økonomi

Sindre styrer økonomien og vi har pr. dags dato en god likviditet.

Status pr. dags dato er en disponibel saldo på ca 47.000,- fordelt på to kontoer. En konto i Fokus bank og en i DNB. Kontoen i Fokus bank skal nå stenges ned og Roughnecks vil fortsette å bruke DNB.

Oilers skal faktureres for hockeykort og permer som er blitt solgt i Oilersshoppen i tidsrommet 01.01.17 – 01.05.17 men her venter vi på fakturagrunnlag fra Lars Peder Nagel

Det er fortsatt noen gamle fordringer utestående som det jobbes med å få inn. Dette er ubetalte turer og hockeykortpermer fra flere år tilbake i tid.

SAK 3 Medlemstall

Ettersom medlemskap i Roughnecks gjelder gjennom sesongen og til etter årsmøtet er tallet på medlemmer pr. dags dato 2. Det er de som har betalt fornyelse av medlemskap. Det ble besluttet at det skal sendes ut brev til alle medlemmer og tidligere medlemmer om fornyelse av medlemskap og sesongkort. Faktura skal legges ved i brevet. Dette for å fange opp eventuelle medlemmer som ikke har vært med de siste årene.

Saken som er skrevet angående medlemskap og sesongkort på Roughnecks hjemmesiden skal brukes igjen ut i sosiale medier for å få medlemmer til å fornye medlemskap eller bli nye medlemmer.

SAK 4 Sommerfest

Roughnecks skal få på plass en sommerfest for alle medlemmer, Oilers spillere m/familier, Oilers administrasjonen og eventuelt andre Oilers fans. Styreleder er i dialog med Oilers for å finne en dato som passer inn i spillernes schedule. Ble diskutert litt rundt hva som er det beste tidspunktet. Før eller etter fellesferie? Fordelen med å vente er at det er mulig å få med flest mulig nye spillere. Tar en avgjørelse på eksakt tidspunkt etter en ny dialog med Oilers.

SAK 5 17. mai tog

Roughnecks skal stille i folketoget i Stavanger på 17.mai. Styreleder er i dialog med Siri i Oilers adm. for å få informasjon om plassering i toget, møtetidspunkt osv. Vi lager en sak på dette på hjemmesiden og linker ut i sosiale medier. Viktig å mobilisere flest mulig til å bli med på dette slik at Roughnecks viser godt igjen. Masse flagg, drakter og/eller Roughnecks bekledning. Bruke det store flagget for å ha folketogets største flagg. Sindre forhører seg med Rune om han skal gå i toget og om han ev kan bruke trommen i toget. Ev forhøre seg om lån av bæresele til stortromme

SAK 6 Sponsorer og medlemsfordeler

Det jobbes med nye medlemsfordeler. Aktuelle nå er en frisør på Bogafjell samt Expert Forus og Euronics Ålgård.

Styret skal se på muligheten for å selge firma medlemskap og eventuelle sponsorpakker. Hva skal disse inneholde og hvordan skal de utformes for presentering. Espen og Øyvind skal jobbe litt med disse fremover.

SAK 7 Stand på kjøpesentre og/eller andre plasser

Styret ønsker å videreføre det som ble gjort i fjor. Ha Roughnecks stand på kjøpesentre, NATO «meet & greet», o.l. Her må vi ha dialog med Oilers også for ev å få med spillere og Oily. Profilering før sesongstart for å skape mer engasjement er viktig.

SAK 8 Tour des Fjords 28.mai 2017

Her må vi lage det arrangementet som var planlagt i fjor. Plassen foran DNB Arena er ikke opptatt til ONS dette året. Kjetil og Geir får ansvaret for arrangementet.

Opplegg vi ser for oss:

  • 3 hjul sykkel løp
  • Grilling av pølser og salg av brus
  • Hoppeslott
  • Lynlotteri
  • Små mål, hockeykøller/innebandykøller og spill/lek
  • Masse flagg, bannere o.l. – Viktig at vi setter farge på rittet og viser igjen

SAK 9 TIFO

Det skal i år igjen opprettes en egen TIFO gruppe som får ansvar for flagging, bruk av bannere o.l. Geir fra styret er med og tar ansvar for opprettelse av gruppen. Han blir TIFO gruppens talerør inn i Roughnecks styret.

Trommis. Her må det gjøres en innsats. Få 2-3 stk som får en god opplæring av Rune som har sagt seg villig til å gjøre dette. Det som er viktig å få på plass her er hvor hardt det skal slåes, at takten er best mulig og at vi får en tromme som drar folket med istedenfor at den overdøver alt. Tanken i første omgang er at Roger P., Tone L. og Øyvind M. får opplæring av Rune.

Flagg på isen. Vi ønsker å ha to flagg på isen slik som i Siddishallen. Ett Roughnecks og ett Oilers. Henger Oilersflagget som ble brukt i Siddishallen i taket på A-lagets styrkerom?? Sjekk med Oilers og/eller få laget ett nytt flagg med den brennende pucken.

SAK 10 Dekor av inngang til feltet og på feltet

Det er satt av midler i budsjettet til å gjennomføre dette. Vi har allerede fått pris på foliering i trappene på feltet. En stor Roughnecks logo i trinnene fra trommen og opp til neste rekkverk. Prisen fra Melings er her på kr.600,- pr.kvm + mva ferdig montert.

Layout på inngangs-dekor er straks klar fra Mats Losvik og vi sjekker pris på dette når denne er på plass.

Alt blir tatt opp med Arenasjef Petter Nystrøm før vi bestiller noe.

SAK 11 WEB og IT

Vi skal i år bruke hjemmesiden mye mer aktivt og lage mange interessante saker som skal publiseres og linkes ut i sosiale medier. Omorganisering av hjemmesiden er allerede startet. Øyvind tar det tekniske ansvaret rundt hjemmesiden og Espen tar seg av redaksjonelt ansvar. Artikler sendes til Espen slik at han går gjennom og utformer disse før publisering.

Øyvind tar ett møte med Lite AS angående mail. TIFO mailen legges ned og det opprettes mail til Espen og Marianne. Videre må det sjekkes om ev sponsor avtale/pris på mailtjenesten. I sesongen som gikk var Lite AS sponsor på hockeykortene som betaling for mailtjenesten.

Sosiale medier må bli brukt enda mer aktivt. Roughnecks har i dag flere aktive grupper på facebook, twitter konto, Instagram konto og Snapchat konto. Hvilke retningslinjer som skal gjelde for bruk av Snapchat/Instagram må på plass. F.eks. hva får vi lov å legge ut i forbindelse med Oilers kamper?

I forhold til innhold og profil på hjemmesiden ønsker Oilers ett møte med oss. Se på ett eventuelt samarbeid slik at vi kan utfylle hverandre på best mulig måte og bli bedre.

SAK 12 Roughnecks dagen

Utdeling av Roughnecks hederspris må inn her.

Så fort vi får vite hvilken kamp vi blir tildelt må vi starte arbeidet med dagens innhold.

  • Loddsalg
  • Lage ett fond som folk kan melde seg på
    • Bli med å gi kr.10/20/50 for hvert Oilers mål – 50% av inntekten går til «Hockey mot Kreft»

SAK 13 Eventuelt

  • Samarbeidsmøter mellom Roughnecks og Oilers
    • Her ønsker styret å få på plass faste møter. Hyppighet: hver 2. mnd?!
  • Medlemsmøter
    • Ønske om å få satt ett årshjul med fast oppsatt medlemsmøter
  • Avtale med uteplass/pub
    • Vi har i dag avtale med Ovenpaa. Ettersom det her er veldig vanskelig for rullestolbrukere å komme inn skal vi sjekke ut alternativer her.
    • Viktig at vi får til en mer aktiv bruk av uteplassen vi inngår avtale med.
      • Visning av bortekamper
      • Samlinger før kamper
      • Felles arrangementer med bortesupportere