Referat fra Roughnecks Styremøte 1/2016-17 – 23. mai 2016

Tilstede: Øyvind, Geir, Gry, Tone, Sindre, Kjetil, Ståle, Anita, Filip og Stig

Saksliste

1. Konstituering av styret

2. Årsmøtet

3. Gjennomgang av handlingsplan

4. Kontakt info styremedlemmer

5. Årsjul

6. Inntekter

7. Tribune liv og sang

8. Sesongkort

9. Innkomne forslag til endringer

Referat

1. Konstituering av styet

Leder: Øyvind Midtbø

Nestleder: Geir Svendsrud

Junior Roughnecks: Ståle Corneliussen

Kasserer: Sindre Ånderå

Webmaster: Filip Heitmann

Medlemskoordinator: Stig Losvik

Styremedlemmer: Anita Lågøy Athammer og Kjetil Erikstad

Varamedlemmer: Gry Svendsrud og Tone Lie

2. Årsmøtet

Referat, Budsjett og Handlingsplan gjennomgått. Når Årsberetning er oppdatert med kommentarene fra årsmøtet blir alt lagt ut på hjemmesiden.

3. Gjennomgang av handlingsplan

Enighet om å gå gjennom samtlige enkeltsaker først og siden sjekke om det er noen av sakene i handlingsplanen som er oversett.

4. Kontakt info styremedlemmer

Samtlige i styret vil få opprettet mailadresser under oilersfan.org så snart dette er praktisk mulig. I tillegg sender alle over telefon- nummer til Filip for oppdatering på hjemmesiden. Det gamlestyret vil bli erstattet av det nye.

5. Årshjul

a. Full enighet om å ta i bruk årshjul som verktøy for å holde oversikt og gi informasjon om planlagte aktiviteter.

b. Tur til CHL må organiserers privat, men Sindre og Anita tar spesielt ansvar for at billett salget for Roughnekcs på tur blir greit organisert. Første datoer i årshjulet mappet. 6-8. september 2016. Tur til Tjekkoslovakia……

c. Tur til første seriekamp borte på en lørdag. Organiseres når denne datoen er klar.

d. Egen buss eller Sverre Haga? Egen buss testes videre hvis komiteen for bussens vel klarer å få inn nok sponsorpenger/støtte til at bussen er driftssikker og kan brukes. Hvis alt OK så brukes egen buss på turer med få påmeldte, mens vi har Sverre Haga for turer med for mange til egen buss.

e. Sommerfest. Dette ønskes en av helgene i skoleferien og bør tilrettelegges slik at også Oilers kan delta med sine familier.

Valgt dato er 9. juli.

f. Kick Off vedtatt til 19. august. Oilers spiller hjemme i CHL 18. august og 20. august. Passer perfekt.

g. Junior Roughnecks. Bordhockeyturnering vedtatt. I tillegg har Ståle fått sponset spill allerede. Satser på dette i landslagspausen i november, alternativt i pausen før jul.

Utenom dette så vil det bli jobbet med flere arrangementer som involverer de yngste.

h. Tour de Fjords. 4. september blir det grillings utenfor DNB arena. Satser på godt oppmøte og TV 2 publisitet.

i. Styremøter. Hvor ofte skal vi ha disse? Vedtak på månedlige.

Neste styremøte i Garasjen på Ålgård 14. juni 18.00.

j. Medlemsmøter. Hvor ofte skal vi ha disse? Vedtak på mininum ett hvert kvartal. Første medlemsmøte blir fredag 19. august i forkant av Kick-Off.

k. Sangkvelder. Se tribuneliv og sang.

l. Roughnecks dagen. Plottes i hjulet når vi får terminlisten og

har fått avtalt med Oilers.

m. Julebord. Bør finne dato så snart terminlisten er klar. Unngå Oilers sitt. F.eks lørdag 10. november. Her vil også årets mannlige og kvinnelige supporter bli kåret.

6. Inntekter

Diskusjon rundt inntekter til Roughnecks. Enighet om at vi til å begynne med fokuserer på disse punktene:

– Sponsorer til hockeykort, buss og hjemmeside.

– Flere og bedre medlemsfordeler. Lettere å få flere medlemmer.

– Øke medlemsmassen til budsjett målene er nådd. Få på plass vervepremier.

– Lotterier i forbindelse med samtlige arrangement og turer.

– Salg av klær og CD’er via ny stand i hallen. Salgstralle?

– Salg av hockeykort, hockeykort permer og signerte bilder.

– Få innpass i Oilers sitt sponsornettverk. Gjerne ha innlegg på sponsor Kick-Off.

7. Tribuneliv og sang

Tribuneliv gruppe blir etablert. Disse tar hovedansvar for sangkvelder, liv og farge på feltet, trommer og baluba. Øyvind, Tone, Anita og Geir inngår fra Styret. I tillegg skal det suppleres med 4 medlemmer fra feltet.

Denne gruppen får da ansvar for alt som har med feltet og gjøre. Plassering av trommer, hvem synger og hvem trommer, hvem skal stå hvor, gelender eller ikke, maling av trapper, flagg, sanghefter. Har noen brennende engasjement så ta kontakt med en av de fire nevnte. I tillegg tok Kjetil på seg ansvaret med å gå gjennom alle flagg og bannere for å få disse vasket og klargjort til ny sesong. I tillegg skal det ses på plassering av Junior Roughnecks spesielt.

8. Sesongkort

Her har vi fått priser fra Oilers og vi må få lagt ut informasjon om dette sammen med medlemsskap så snart som mulig. Ellers kan det bli travelt for kassereren. Prisene er fremdeles 1600 kroner for voksne og 800 for barn. Og da må det legges på 250 kroner for voksen og 125 kroner for barn for å få dekket medlemsskapet også.

Utenom dette skal leder ta en dialog med Oilers angående priser for uføre og ledsagere. Per i dag er det billigere å kjøpe direkte fra Oilers når det gjelder ståplasser. Men dette vil bli diskutert.

9. Innkomne forslag til endringer

Samtlige punkter dekket av andre punkter med unntak av disse:

– Minibank kort for Roughnecks kasserer. Forenkle innkjøp, slippe å legge ut for siden å få penger igjen. Kasserer sjekker og ordner.

– Vipps, M-Cash. Få disse satt opp i forhold til Roughnecks konto. Kasserer sjekker og ordner.

– Brev til samtlige medlemmer. Medlemskoordinator ordner.

– Referat fra styremøte på mail. Vil bli gjort når vi har fått kontroll over medlemsregisteret. Vi har akkurat startet på ny sesong med kun fire innbetalinger så langt.

Referat kommer på hjemmesiden.

Referent: Stig