REFERAT FRA STYREMØTE ROUGHNECKS

Forus Travbane 30.04.2019 KL 1900-21:30

TILSTEDE: ØYVIND, SINDRE, GEIR, TRUDE, HEGE, SVEINUNG, OMER, ODDBJØRN, ERIK

FORFALL: VERONICA

Dette er styrets første møte etter avholdt årsmøte. Styremøtet avholdes på Forus Travbane for å se på mulighetene for ett samarbeid med travbanen i sesongen som kommer. Etter at alle i styret har gitt en kort presentasjon av seg selv får leder for travbanen, Bjørn Bagstevold, ordet. Han presenterer seg selv, travbanen og mulighetene som ligger i ett mulig samarbeid. Etter en kort omvisning på hovedbygget går styret i gang med styremøtet og de sakene som skal tas opp her.

SAK 1 Konstituering av Roughnecks styret

Årsmøtet med valg av styremedlemmer og varamedlemmer er unnagjort. Roughnecks første sak er å konstituere styrets sammensetning. Styret er nå satt sammen slik:

Leder Øyvind Midtbø
Nest leder Geir Svendsrud
Medlems koordinator Trude Helen Thorvaldsen
Kasserer Sindre Andrè Ånderå
Styremedlem Sveinung Hegreberg
Styremedlem Hege Bårdvik
Styremedlem Erik Topnes Sætre
Styremedlem Omer Zeljkovic
Varamedlem Oddbjørn Andersen
Varamedlem Veronica Andersen Øgård

SAK 2 Roughnecks leder

Ettersom at valgkomiteen ikke klarte å finne en kandidat til Roughnecks leder vervet før årsmøtet ble det etter benkeforslag valgt å kjøre videre med Øyvind Midtbø som leder. Kommentar i årsmøte referat: «Da Øyvind Midtbø i utgangspunktet ønsket å trekke seg som leder hadde valgkomiteen også som oppgave å finne ny leder. Dette klarte de ikke. Etter forslag fra Valter Vøyum, og velvilje fra Øyvind, ble konklusjonen at Øyvind fortsetter som leder til han må gi seg pga forventet forverret helsetilstand. Styret får da i oppgave å finne ny kandidat som velges inn på ekstraordinært årsmøte. Styret kan her be om hjelp fra valgkomiteen til å finne en kandidat når dette skjer»

Etter en diskusjon i det nye styret er det fattet enstemmig vedtak om å la denne saken ligge inntil videre. Geir Svendsrud har sagt seg villig til å ta lederjobben i den perioden Øyvind eventuelt er «sykemeldt». Dersom Øyvind blir fraværende på flere styremøter vil det bli 1. varamedlem som stepper inn som styremedlem med full stemmerett. Styret står da fritt til å utnevne ett av styrets medlemmer til «fungerende nestleder» til Øyvind kommer tilbake eller ett nytt årsmøte og valg av leder blir avholdt.

SAK 3 Økonomi

Roughnecks sin økonomi styres av kasserer Sindre A. Ånderå. Det er pr. dags dato ca 17.500,- på konto og det forventes inn ca 16.000,- i utestående fordringer i løpet av kort tid. Det er også endel tusen i gamle fordringer utestående. Styret fatter vedtak om å gå gjennom dette i løpet av kort tid og slette «gammel moro» for å få ett mer korrekt regnskap.

SAK 4 Medlemstall

Den siste sesongen har antall medlemmer i supporterklubben falt. Det fattes vedtak om å jobbe mer aktivt for å få inn flere medlemmer. Før sesongen 2017/18 ble det sendt ut brev til aktive og tidligere medlemmer. Dette skal gjennopptas denne sesongen i ett forsøk på å nå ut til flere potensielle medlemmer. Roughnecks skal også jobbe mer aktivt på hjemmekamper og på arrangementer/stands for å selge medlemskap.

SAK 5 17.mai og folketog

Roughnecks skal stille i 17.mai tog sammen med Stavanger Oilers. Sveinung skal ta seg av bæring av det store flagget. Hvem som tar tromme finner vi ut av underveis. Øyvind kontakter Oilers for å finne ut hvor og når vi skal stille og legger dette ut på hjemmesiden, samt linker dette ut på sosiale medier.

SAK 6 Årshjul

Styret skal jobbe mer med utfylling av ett årshjul på neste styremøte. Ting som er fastsatt allerede er: 17.mai tog, Stand på Soladag den 27.mai, Sommerfest den 22.juni, Stand på Sola smaksfest den 14.september. Videre skal vi få på plass: medlemsmøter (september, november og februar), Bortekamp turer (2 i løpet av ordinær sesong og flere i sluttspillet), Pre-season tur til Oilers treningskamper, Roughnecks dag, Kick-off for familie og for voksne, Juletrefest og Julebord, Bordhockey turnering, Skøytedag for junior Roughnecks i DNB Arena, Bortekamp visninger. Det skal videre jobbes med å få på plass flere sosiale arrangementer.

SAK 7 Web shop og VippsGO

Dette skal det jobbes mer med på førstkommende styremøte

SAK 8 Sommerfest/BBQ

Arrangementet settes til den 22.juni og Geir får hovedansvar for dette. Vi går i dialog med Forus Travbane angående leie av lokasjon. Her skal alle Roughnecks medlemmer, Oilers spillere m/familie og Oilers administrasjon inviteres. Aktiviteter vi skal få på plass:  Varm grill, hoppeslott, puck skyting på hockey mål, ponni ridning?!? (sjekke med Karina her), ++. Hege og Sveinung sjekker med henholdsvis Gilde og Stabburet om billige/gratis pølser. Må og få sjekket med Coca Cola om gratis/billig brus til arrangementet.

SAK 9 TIFO

Det må på plass en gruppe medlemmer som kan ta på seg det som går på TIFO. Flagging under intro, produksjon av bannere og opphenging av disse, bruk av plast og bannere på feltene. Sveinung skal sjekke litt rundt her.

SAK 10 Stand på kjøpesentre og/eller andre plasser

Hege skal ordne det slik at vi kan stille på Sola dag den 27.mai og Sola smaksfest den 14.september. NATO`s «meet & greet» bør vi også stille på. Ellers bør vi prøve å få til stands på diverse kjøpesentre. Madla Amfi, Kilden, M44, Stavanger Outlet, etc. Tar opp dette mer på neste styremøte.

SAK 11 Mobil abonnement til Roughnecks

Roughnecks skal være mer aktive på Snapchat og vi har fått låne en mobiltelefon som kan gå på rundgang blant styremedlemmer og f.eks. Roughnecks Hockey Team. Øyvind sjekker med bl.a. Fjordkraft om muligheten for ett billig/gratis mobil abonnement.

SAK 12 Roughnecks dagen

Vi fikk ikke denne av stabelen i sesongen 2018/19 men skal få den på plass igjen i sesongen som kommer. Her er vi avhengig av å få en dato fra Oilers så snart serieoppsettet er klart. Vi må få jobbet frem en skikkelig plan på hva som skal med her. Hederspris(er), lotteri, samarbeid med f.eks. Hockey mot kreft, RHT oppvisnings kamp før hjemmekampen, +++. Jobber videre med denne på neste styremøte.

SAK 13 Roughnecks hederspris

Kommet inn 2 forslag og styret må jobbe videre med denne saken i tiden frem mot Roughnecks dagen.

Eventuelt

– Månedlige samarbeidsmøter med Oilers. Leder stiller her sammen med en annen person fra styret.

– Premieskap/monter for utstilling av hederspriser o.l. Hege sjekker med Crisma angående priser på noe lignende de som Oilers har i 1.etg i DNB Arena.

– Leie av bygg på Forus Travbane. Roughnecks skal IKKE gå inn på noe fast leieforhold her men heller se på mulighet for å leie lokaler her til diverse arrangementer.

– Styremøter hver siste onsdag i måneden. Satser på kl.18:00 i DNB Arena.