Styremøte 02.05.2017

Styremøte 21.02.2017

REFERAT FRA STYREMØTE ROUGHNECKS
OILERSGARASJEN 21.02.17 KL 1800-2000
TILSTEDE: STIG, TONE, ØYVIND, KJETIL, SINDRE, FILIP, GEIR, ANITA
FORFALL: GRY

SAK 1 Endringer i Roughnecks styret
Ståle Corneliussen har valgt å trekke seg fra styret med umiddelbar virkning. Dette er noe resten av styret har akseptert og vi takker Ståle for en fantastisk jobb i den tiden han har vært med. Vi mister en stor ressurs når Ståle trekker seg.
Styret vedtar at Tone Lie rykker opp som fast styremedlem fra sitt varamedlem verv. Videre ønsker ikke styret å gjøre noen endringer før årsmøte.
SAK 2 Økonomi
Sindre styrer økonomien og vi har pr. dags dato en god likviditet. Fakturaer til Melings er nå betalte. Sponsormidler for Roughnecks drakter er kommet inn. Det samme gjelder sponsormidler fra SFF og TS Byggtjenester til hockeykort produksjonen. Ser også ut til å styre mot ett overskudd denne sesongen. Dette skyldes nok hovedsakelig økt medlemsmasse og at det er kommet inn mer penger enn budsjettert i kontingenter. Det skal videre faktureres DNB som sponsor på hockeykort og Oilers for salg av hockeykort/permer i shoppen frem til 31.12.16
Status pr. dags dato er en disponibel saldo på ca 24.000,- samt utstående fordringer på ca 27.000,- som er på vei inn til Roughnecks. (sponsormidler, samt salg av hockeykort i Oilers-shoppen og arbeid for Oilers) Det er også ca 10.000,- i gamle utestående fordringer fra tidligere sesonger som det jobbes med å få inn. (ubetalte turer og hockeykort permer)
Styret vedtar å bruke en del midler til sponsing av bortekampturer for å få flest mulig med på tur i sluttspillet.
SAK 3 Fokus for videre arbeid fra styret
Roughnecks har jobbet godt for å bli mer synlige og for å øke medlemsmassen. Når vi ser på handlingsplanen til Roughnecks 2016/17 er vi mer eller mindre i mål her.Nå må vi rette fokus på hvilke saker vi skal bli bedre på.
Bedre trøkket fra feltet. Få en større kjerne som er med å synger i løpet av kampen.
Fornye oss med flere nye sanger og heia rop.
Få med flere fra de andre feltene i hallen slik at vi kan få bedre trøkk
Tore C. har tilbudt seg å hjelpe her og styret må ta dette opp med ham på neste samarbeidsmøte.
Sjekke om vi kan få malt/foliert trapp mellom øvre rekkverk og ned til tromme med Roughnecks logo. Vise at her står Roughnecks.
Bedre og større TIFO opplegg.
Bannere, flagg, etc
Dekorering av inngangen til feltet. Vise at når en går inn her så er det Roughnecks sin plass
Bedre egen hjemmeside og bruken av denne
Å arrangere borteturer til sluttspillkamper
Å arrangere sommerfest med Roughnecks og Oilers
SAK 4 Hockeykort
Stig informerer styret om hvordan det har gått med hockeykort produksjon og salg i de 4 sesongene dette har pågått. Første sesong solgte dette veldig godt og gikk i pluss. Litt mindre salg i andre sesong men fortsatt i pluss. Så har det jevnt gått nedover. Fortsetter trenden er det ett taps prosjekt.
Styret fatter vedtak om at dette er siste sesongen Roughnecks produserer hockeykort og permer. Stig tar ett møte med Oilers for å sjekke om de vil overta prosjektet hockeykort for fremtiden. Dette ved at Stig fortsetter å jobbe med dette som før mens det er Oilers som står bak alt. Dvs. produksjonskostnader, markedsføring, salg, etc. Ettersom Stig ønsker å fortsette å jobbe med dette som før og også drive med «byttebu», er det også ett ønske at Roughnecks får noe igjen for dette.F.eks. at ett gitt antall komplette permer og startkit gis til Roughnecks for salg der Roughnecks får inntektene. Mer info kommer når Stig har avklart med Oilers om fremtiden for hockeykort produksjonen.
SAK 5 Klær
Alle fakturaer fra Melings er nå betalte. Det er 1 stk jakke som ikke har kommet fra Melings men denne er underveis. Dvs at alt nå er ajour. Øyvind har vært på messe hos Melings og truffet leverandører av klær vi har i sortimentet. Har klaget direkte til leverandør på leveringstid på jakker som produseres i Canada. Leverandør lover å ta inn ett gitt antall av disse jakkene i de størrelsene som selger mest. Leveringstid vil da bli på maks 4 dager.
Det blir videre hentet inn priser på 3 typer power banks med roughnecks profilering, fleece jakker, hoddie med full zipp (jakke), caps og buff.
Melings ønsker også å lage en type DM i pdf format som kan sendes ut til medlemmer for å profilere produktene bedre.
SAK 6 Kjelkehockey i Stavanger
Bjørn Ims har kontaktet Kjetil Erikstad og ønsker hjelp fra Roughnecks i arbeid med å starte opp kjelke hockey i Stavanger. Det er i første omgang snakk om noen personer som kan være med som en form for material forvalter. Hjelpe til med bæring av kjelker, litt skruing og tilpassing av kjelker, etc.
Øyvind tar kontakt med Bjørn for å få mer info og sender ut via sosiale medier og mail.
SAK 7 Billetter til sluttspill kamper.
Sjekke med Oilers om Roughnecks kan få 50 ståplass billetter som kan selges av Roughnecks til sine medlemmer. Dette for å få primært Roughnecks medlemmer på ståfeltet i sluttspillet som kan være villige til å synge og lage mer trøkk.
SAK 8 Stand under hockey turnering.
Kjetil Pettersen har vært i kontakt med Øyvind angående en hockey turnering som skal avvikles 21.-23. april. Han ønsker at Roughnecks setter opp en stand og viser seg fram + at det settes opp noen bordhockeyspill som en kan kjøre kamper på for ungene når de ikke spiller kamper selv.
Stig tar ansvaret for denne helgen mens Geir og Øyvind har sagt seg villige til å bli med deler av helgen.
SAK 9 Bortekamptur i sluttspill
Styret er enige om å sette opp mulighet for flere bortekamp turer i sluttspillet. Første mulighet blir kvartfinale #4 som er fredag 10.mars. Kampstart er kl.19:00 Vi må se på hvem som blir motstander, men satser på en tur som går fra Stavanger fredag morgen via Sverige til kamp by og retur lørdag morgen. Det er stor enighet om at Roughnecks skal sponse turer for å få en best mulig pris ut til medlemmer for tur og flest mulig personer med.
SAK 10 Årsmøte
Det blir bestemt at årsmøte skal avholdes den 19.april. Øyvind booker tid i Sportsbaren i DNB Arena.

Styremøte 26.01.2017

REFERAT FRA STYREMØTE ROUGHNECKS
DNB ARENA 260117 KL 1900-2115
TILSTEDE; GRY, TONE, ØYVIND, KJETIL, STÅLE, SINDRE
FORFALL; STIG, FILIP, GEIR, ANITA

Sak 1 Økonomi
Disponibelt beløp pr i dag er ca 35 000,- Vi har noe utestående hos enkelte privatpersoner, disse vil vi forsøke å kreve inn. Øyvind tar tak i dette. Det gjenstår å fakturere noen sponsormidler, og vi venter på en faktura fra Melings på noe av klærne.

Sak 2 Medlemstall
Vi har nå 358 medlemmer, derav 65 juniormedlemmer. Målet er 400 totalt i løpet av sesongen.

Sak 3 Sponsor/medlemsfordeler
Intet nytt her.

Sak 4 TIFO
TIFO gruppa er nå utvidet med to medlemmer, en fra K og en fra D feltet. Gruppa jobber med forslag til tribuneliv på feltet og eller i hallen.
Øyvind tar ansvar for flagging på isen og sørger for erstatter når han ikke kan.
Roger tar ansvar for flagging ved innganger under intro, samt tromme under kamp, og sørger for erstatter når han ikke kan.
Janne tar ansvar for å dele ut flagg på feltet og sørge for at disse blir brukt. Sørger for erstatter når hun ikke kan. (eget skriv om flagging distribueres på feltet lørdag 280117)
Vi venter fremdeles på Oilers ang møte med DJ for å bedre samspillet mellom ham og forsanger.

Sak 5 Busstur til Lørenskog
Vi utsetter påmeldingsfrist til etter helgens kamp, og håper å rekruttere noen passasjerer frem til mandag. Blir promotert på kampen lørdag. Dette er en tur vi bør klare å få til.

Sak 6 Stand på Bankplassen 280117
Vi skal ha stand på Bankplassen nå på lørdag, for å vise oss frem for sponsorene. Stig og Øyvind tar ansvar her. Opplegg er avklart, plass er gitt oss av Oilers.

Sak 7 Roughnecks Hockey Team (SHL)
Som kjent stiller vi lag under sponsorturneringen til Oilers. Dette medfører ingen utgifter for supporterklubben. Alt er i rute her, sak om laget kommer på nettsiden om litt.

Sak 8 Inngang til feltet
Øyvind kontakter Oilers mtp pynting/dekor her. Stig sjekker priser på skap til plaketter/pucker/medaljer. Øyvind etterlyser pucker/medaljer fra tidligere styre.

Sak 9 Bordhockeyturnering
Denne måtte dessverre utsettes, men vi venter på ny dato fra Oilers, og SKAL gjennomføre dette.

Sak 10 Pressedekning
De som kan uttale seg til pressen på Roughnecks vegene er leder, nesteleder og leder for JR. Man skal tilstrebe en positiv vinkling.

Sak 11 Hockeykort og permer
Her er påløpt bortimot 100% av budsjetterte utgifter, men lite inntekter er kommet. Må se på utfakturering av sponsorer her, Stig /Sindre tar dette. De siste årene har hockeykortregnskapet vist røde tall. Styret ønsker at regnskapet for 2016/17 danner grunnlaget for en diskusjon rundt videre fremdrift for dette prosjektet. Kommer tilbake til dette, men vi må nå sette fokus på å selge kort og permer. Øyvind tar dette med i infomail til medlemmer.

Sak 12 Klær
Har solgt ganske bra, mangler en faktura fra Melings ennå. Må se på regnskapet for klesprosjektet etter sesongen, og se hvordan det ender opp. Sende ut mail til alle medlemmer med info om kolleksjonen, ansv Øyvind.

Sak 13 Eventuelt
– Vi ønsker å sette opp noen hyller eller reoler på lageret for å få mer orden, og plass til diverse greier. Øyvind sjekker muligheter her.
– Lagerrommet bak feltet er forbehold supporterklubben, og vi ønsker ikke uvedkommende inn dit. Nå er det mye unger som renner ut og inn, og publikum bruker det som oppbevaring for ytterklær og hjelmer o.l. Det er verdisaker og effekter der inne som vi ønsker å sikre, og vi ønsker ikke at uvedkommende lengre har adgang hit.
– Nettsiden må vedlikeholdes mer jevnlig, nye saker legges ut, gamle fjernes, det jobbes med profiler på alle styremedlemmene, og spillerne lager noen enkle som vi kan legge ut. Referater fra turer, arrangementer og andre aktiviteter kan med fordel legges ut. Styrereferater legges ut fortløpende.
– Kvartfinalene i NM. Det er en kjent sak at disse pleier å være dårlig besøkte, Øyvind sender mail til Oilers og forteller om våre meninger rundt dette. Det er i vår interesse å fylle hallen for å skape best mulig stemning, og vi mener at det må være mulig å sette inn tiltak som gjør at flere går på disse kampene. Dette kan være for eksempel;

-Billigere enkeltbilletter til hver kamp
-Pakker der kvart og evt semiseriene selges samlet med lavere pris
-Billettinfo ut i god tid før kampene, la folk få tid på seg
-Vi tilbyr oss å selge billetter for Oilers ved å ha stand på kjøpesentre før kvartfinalene, mot en andel av inntektene.

Årsakene til at mange velger bort kvartfinalene er mange og sammensatte, men noe som går igjen er kostnaden. Folk har kanskje brukt 4000 på et sesongkort, og så skulle betale full pris for å se Oilers mot det 7/8-dårligste laget i 2-3 kamper blir dyrt. Vi mener at det er viktigere å fylle hvert sete, og heller se på inntekter fra kiosker og barer som en ekstra inntekt. I tillegg så velger vi å tro at mer folk gir bedre stemning, mer energi, og øker lagets mulighet til å avgjøre jevne sluttspillkamper.


Møtet avsluttet 2115

Referent Ståle

Styremøte 14.12.16

Styremøte 26.10.16

Styremøte 14.09.16

Styremøte 10.08.16

Styremøte 23.05.2016